Tietosuojaseloste

Työnhakumenettely Freudenbergillä


Freudenberg-konsernia ilahduttaa, että tulit rekrytointisivuillemme ja että olet kiinnostunut Freudenberg-konsernin yhtiöistä.

Tässä tietosuojaselosteessa annamme lain edellyttämän informaation henkilötietojesi käsittelystä sekä sovellettaviin tietosuojamääräyksiin – eritoten EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen ja Saksan tietosuojalakiin Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) – perustuvista oikeuksistasi.

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä työnhakumenettelytarkoituksissa ja kattaa sekä konsernin ulkopuolelta tulevat hakemukset että jo jonkin Freudenberg-yhtiön palveluksessa olevien työntekijöiden hakemukset ("sisäiset hakemukset").

 

A. Kuka on vastuussa henkilötietojen käsittelystä?

Henkilötietojesi käsittelystä vastuussa oleva tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä on Freudenberg & Co. KG, joka vastaa keskitetysti kaikkien Freudenberg-konsernin yhtiöiden työnhakijahallinnasta ja käsittelee kaikki hakemukset, jotka tulevat Freudenberg-konsernin keskistetysti tarjoamien hakukanavien kautta.

Freudenberg & Co. KG:hen ("Freudenberg") voi ottaa yhteyttä postitse (Höhnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Saksa) tai sähköpostitse (info@freudenberg.com).

Kun tässä tietosuojainformaatiossa viitataan "meihin", tarkoitetaan edellä mainittua yhtiötä..

Freudenbergin tietosuojavastaavan yhteysosoite on legitimis GmbH – Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Ball 1, 51429 Bergisch Gladbach, Saksa, puhelin +49 2202 28 941-0, sähköpostiosoite dataprotection-support@freudenberg.com.

Työnhakumenettelyn edetessä mukana on Freudenbergin lisäksi myös muita Freudenberg-konsernin yhtiöitä. Näitä ovat etenkin yhtiö, joka on ilmoittanut avoimesta työpaikasta, johon olet lähettänyt avoimen työhakemuksen tai jolla on sinun hakemukseesi sopiva avoin paikka ("Freudenberg-työnantaja"). Lisätietoja on jäljempänä kohdassa E.

 

B. Mitä henkilötietoja käsitellään työnhakumenettelyn yhteydessä?

Jotta voimme käsitellä hakemuksesi, meidän on käsiteltävä henkilötietoja. Näitä ovat säännönmukaisesti niin kutsutut perus- ja historiatiedot, joita nimitämme kokonaisuutena työnhakutiedoiksi.

  • Perustietoja ovat meille keskeiset tiedot sinusta henkilönä sekä työnhakumenettelystä, etenkin
    • kaikki tiedot, jotka annat meille tai joita me kysymme työnhakumenettelyn yhteydessä (esim. nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, siviilisääty, kansalaisuus, uskonto, koulutus, kielitaito, aiemmat työsuhteet muiden työnantajien palveluksessa, suosittelijoiden yhteystiedot); sekä
    • ne tiedot, joita kirjaamme, jos palkkaamme sinut palvelukseemme (kuten erityisesti tiedot mahdollisesta asemastasi, organisatorisesta suhteesta yritykseemme, palvelusopimuksen pituudesta ja esitetystä palkasta).

  • Historiatiedoilla tarkoitamme henkilötietoja, jotka kertyvät työnhakumenettelyn aikana ja jotka eivät liity pelkkään perustietojesi muuttamiseen, erityisesti
    • tiedot kanssasi käymistämme työhaastatteluista (etenkin päivämäärä, paikka ja osallistujat);
    • tiedot mahdollisista suorituksistamme, kuten esimerkiksi matkakulujen korvauksista;
    • tiedot, joita annat meille – joko oma-aloitteisesti tai meidän pyynnöstämme – työnhakumenettelyn puitteissa ja jotka eivät kuulu edellä mainittujen perustietojen piiriin. Tämä koskee erityisesti palkkaukseen liittyviä tietoja aiemmista työsuhteista muilla työnantajilla;
    • muut henkilötiedot itsestäsi tai mahdollisesti kolmansista henkilöistä, joita saamme sinulta työnhakumenettelyn yhteydessä. Kolmansien osapuolien henkilötietoja ovat esimerkiksi sellaisten henkilöiden nimi ja ikä sekä näiden henkilöiden suhde sinuun, jotka mahdollisesti lähtevät mukaan, kun työskentelet meidän palveluksessamme ulkomailla.

Työnhakutietoihin kuuluvat nimenomaisesti myös erityisen tyypin henkilötiedot, etenkin tiedot kansalaisuudesta, terveydentilasta (esim. työhaastattelun peruminen sairauden vuoksi), mahdollisesta ilmoitetusta ammattiliittoon kuulumisesta, uskonnosta tai mahdollisesta vammaisuudesta.

Sisäiset hakemukset: Jos Freudenberg-konsernin jonkin yhtiön työntekijänä haet työpaikkaa Freudenberg-konsernin sisällä ja lähetät hakemuksesi siihen tarkoitetun järjestelmän (tätä nykyä Workday) kautta, voit antaa tämän järjestelmän kautta myös täydentäviä tietoja.

Saamme edellä mainitut henkilötiedot yleensä suoraan sinulta itseltäsi. Tietyissä tapauksissa työnhakutietoihin saattaa kuulua myös sellaisia henkilötietoja, joita sovellettavien lakien salliessa pyydämme kolmansilta osapuolilta (yleensä sinun esityksestäsi, aiemmin antamiesi tietojen perusteella tai mahdollisesti sinun suostumuksellasi); kuten esimerkiksi tietoja, jotka saamme aiemmilta työnantajiltasi, oppilaitoksilta tai suosittelijoilta.

Sisäiset hakemukset: Sisäisissä hakemuksissa voit tarjota meille mahdollisuutta ottaa yhteyttä aiemman Freudenberg-työnantajayhtiösi yhteyshenkilöihin ja mainita suosittelijoita. Tässä tapauksessa myös näiltä yhteyshenkilöiltä saamamme tiedot menevät perus- ja historiatietoihisi.

Huomaa, että työnhakutietojen laajuus saattaa vaihdella sen mukaan, mitä paikkaa haet: eri Freudenberg-yhtiöt saattavat työnantajina olla velvollisia noudattamaan erilaisia (työ)oikeudellisia vaatimuksia. Tällä voi olla vaikutusta työnhakumenettelyn yhteydessä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tyyppiin ja laajuuteen. Siksi sekä me saatamme että kyseinen Freudenberg-työnantajayhtiö saattaa antaa sinulle työnhakumenettelyn aikana täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelystä.

 

C. Voiko sinut velvoittaa antamaan henkilötietoja?

Työnhakutietojen antaminen on välttämätöntä työnhakumenettelyn suorittamiselle ja siitä mahdollisesti seuraavan työsopimuksen tekemiselle.

Jos tämä ei päde joidenkin tiettyjen tietojen osalta, mainitsemme siitä nimenomaisesti kyseisiä tietoja kerätessämme.

Ellet anna työnhakutietoja, emme voi käydä läpi työnhakumenettelyä emmekä tehdä työsopimusta kanssasi.

Jos keräämme muita henkilötietoja sinusta, teemme sen yleensä vain silloin, kun näiden tietojen antamiseen on lakisääteinen tai sopimuksellinen velvoite tai kun se on tarpeen työnhakumenettelyn suorittamiseksi. Ilmoitamme, milloin tietojen antaminen on vapaaehtoista – esim. merkitsemällä yksittäiset pyydetyt tiedot.

Jos annat meille täydentäviä tietoja ilman, että olisimme pyytäneet niitä ja että ne olisivat tarpeen työnhakumenettelyn kannalta, emme käytä tällaisia tietoja työnhakumenettelyssä, mutta meidän on teknisistä syistä ja toteennäyttötarkoituksissa tallennettava ne muiden työnhakutietojesi ohella.

 

D. Millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään?

Freudenbergin työpaikkoja koskevien hakemusten osalta käsittelemme työnhakutietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b) alakohdan nojalla ja muutoin aina sen Freudenberg-työnantajayhtiön puolesta, joka käsittelee työnhakutietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b) alakohdan nojalla tai EU:n/ETA:n ulkopuolisissa maissa sovellettavalla muulla vastaavalla oikeusperusteella. Tällöin tietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f) alakohdan nojalla, jotta toteutetaan Freudenberg-yhtymän konserninlaajuisen, tehokkaan työnhakumenettelyn oikeutettu etu.

Käsittelemme työnhakutietoja myös oikeudellisten velvoitteidemme täyttämiseksi; tämä tapahtuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c) alakohdan perusteella. Tällaisia oikeudellisia velvoitteita ovat erityisesti pakolliset ilmoitukset sosiaalivakuutuslaitoksille ja (vero)viranomaisille, mahdolliset pakolliset tarkastukset (esim. nk. sanktioluetteloihin vertaaminen) ja tiettyjen tietojen säilytysvelvollisuus.

Jos se on tarpeen, käsittelemme henkilötietojasi työnhakumenettelyn ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämisen lisäksi myös oikeutettujen etujemme tai kolmansien osapuolien etujen toteuttamiseksi; tällöin käsittelyn peruste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f) alakohta. Oikeutettuihin etuihimme kuuluvat muun muassa

  • konserninlaajuiset prosessit työnhakutietojen sisäiseen hallintaan;
  • oikeusvaateiden laatiminen ja puolustaminen oikeusriidoissa;
  • rikosten, kuten esim. työnhakupetosten, estäminen ja niiden tutkinta;
  • IT-järjestelmiemme turvallisuuden varmistaminen;
  • IT-järjestelmiemme edelleenkehittäminen, laajentaminen ja hallinta sekä testikäyttö;
  • liiketoimintamme ohjaus ja edelleenkehittäminen sekä riskienhallinta.

  • Jos työnhakutiedot sisältävät tiettyjä erityisen tyyppisiä henkilötietoja (kuten tietoja terveydentilasta, uskonnosta, rotutaustasta tai etnisestä taustasta), käsittelemme niitä meidän hakemustemme kohdalla työ- ja sosiaaliturvaoikeudellisten velvoitteidemme vuoksi lain edellyttämässä laajuudessa; tämä perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan b) alakohtaan; muutoin käsittelemme näitä tietoja kulloisenkin Freudenberg-työnantajayhtiön toimeksiannosta.

    Jos tarjoamme sinulle työnhakumenettelyssä mahdollisuuden suostumuksen antamiseen (esim. nk. työnhakijapoolien yhteydessä), käsittelemme suostumuksen kattamia henkilötietoja yksinomaan suostumuksen mukaisiin tarkoituksiin. Käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a) alakohtaan. Jos suostumus koskee tiettyjen erityisen tyyppisten henkilötietojen käsittelyä (kuten terveyttä koskevat tiedot), käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a) alakohtaan.

    Huomaa, että

  • suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista eikä suostumuksen antaminen tai sen myöhempi peruminen vaikuta negatiivisesti työnhakumenettelyn toteuttamiseen;
  • suostumuksen antamatta jättämisestä tai sen myöhemmästä perumisesta voi silti olla seurauksia, jos emme silloin voi enää suorittaa tiettyjä tietojenkäsittelymenettelyjä; sinua informoidaan näistä seurauksista ennen suostumuksen antamista, sekä
  • voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa tietojen tulevan käsittelyn osalta esim. ilmoittamalla siitä meille (tai suostumuksessa mainitu(i)lle Freudenberg-yhtiö(i)lle;
  • myös peruttuasi suostumuksen saatamme olla oikeutettuja jatkamaan kyseistä käsittelyä – mahdollisesti rajoitetussa määrin – lakiin perustuvalla luvalla.
  •  

    E. Kuka saa henkilötietojasi?

    Henkilötietosi käsitellään periaatteessa Freudenberg-konsernin sisällä. Henkilötietojen luonteesta riippuen vain tietyt osastot tai organisaatioyksiköt saavat pääsyn henkilötietoihisi. Tähän kuuluvat Freudenbergillä erityisesti työnhakumenettelyjen parissa työskentelevät työntekijät.

    Lisäksi toimitamme hakutietosi sille Freudenberg-työnantajayhtiölle, jonka on saatava ne tietoonsa työnhakumenettelyn edetessä.

    Rajoitamme yrityksemme sisällä tietoihin pääsyn rooli- ja lupajärjestelmällämme ainoastaan sellaisiin toimintoihin ja siihen laajuuteen kuin kyseisen käsittelytarkoituksen kohdalla on tarpeellista.

    Saatamme myös toimittaa hakutietoja lain sallimassa määrin muillekin yrityksemme ulkopuolisille kolmansille osapuolille. Tällaisia ulkopuolisia tietojen vastaanottajia ovat erityisesti

  • työnhakumenettelyn yhteydessä valtuuttamamme palveluntarjoajat, jotka tuottavat meille erityisen sopimuksen perusteella palveluja, mahdollisesti mukaan lukien henkilötietojen käsittelyä, sekä palveluntarjoajiemme meidän suostumuksellamme käyttämät alihankkijat, sekä
  • yksityiset ja julkiset tahot, mikäli meillä on lakisääteinen velvoite henkilötietojen toimittamiseen.
  •  

    F. Toimitetaanko henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolisille vastaanottajille?

    Kyllä, Freudenberg-konsernin globaalin rakenteen vuoksi saatetaan henkilötietoja joutua siirtämään nk. kolmansissa maissa oleville vastaanottajille. Kolmannet maat ovat Euroopan unionin ja ETA-sopimuksen ulkopuolisia maita, joissa ei voida automaattisesti olettaa olevan Euroopan unionin tilanteeseen verrattavissa olevaa tietosuojatasoa.

    Ennen tällaista tietojen siirtoa tarkastamme aina, onko se luvallista jo pelkästään lainsäädännön (esim. yleisen tietosuoja-asetuksen 49 artiklan) perusteella. Lisäksi varmistamme ennen tällaista tietojen siirtoa, että kyseisessä kolmannessa maassa tai tuossa kolmannessa maassa olevalla vastaanottajalla tietosuojan riittävyys on varmistettu. Varmistuksena voi olla erityisesti Euroopan komission nk. "riittävyyttä koskeva päätös", jolla todetaan yleisesti tietyn kolmannen maan riittävä tietosuojan taso. Vaihtoehtoisesti voimme nojautua tietojen siirrossa myös vastaanottajan kanssa sovittuihin EU:n vakiosopimuslausekkeisiin.

    Toimitamme pyynnöstä mielellämme lisätietoja soveltuvista ja asianmukaisista riittävän tietosuojan tason noudattamisen takeista.

     

    G. Säilytysaika

    Säilytämme henkilötietojasi periaatteessa niin kauan kuin meillä on oikeutettu etu niiden tallentamiseen eikä sinun oikeutettu etusi tallentamisen lopettamiseen syrjäytä meidän etuamme.

    Yleensä työnhakutietoja säilytetään vähintään työnhakumenettelyn loppuun saakka. Jos saat kieltävän vastauksen, tietoja säilytetään lisäksi vielä kuusi kuukautta tai vastaavasti kyseisen Freudenberg-työnantajayhtiön sijaintimaassa säädetyn ajan kieltävän vastauksen saapumisesta.

    Jos solmitaan työsopimus, saat meiltä erityisen työntekijöiden tietosuojaselosteen, jos ja siinä määrin kuin kyseiseen Freudenberg-työnantajayhtiöön sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää.

     

    H. Oikeutesi

    Rekisteröitynä sinulla on oikeus

  • ­­­­saada tietoa tallennetuista henkilötiedoistasi, yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artikla;
  • ­­­­saada virheelliset tai puutteelliset tiedot oikaistuksi, tietosuoja-asetuksen 16 artikla;
  • ­­saada henkilötiedot poistetuksi, tietosuoja-asetuksen 17 artikla;
  • ­­­saada käsittelyä rajoitettua, tietosuoja-asetuksen 18 artikla;
  • ­saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, tie.tosuoja-asetuksen 20 artikla; ja
  • ­­­­­vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, tietosuoja-asetuksen 21 artikla.

  • Halutessasi käyttää näitä oikeuksia voit milloin tahansa ottaa yhteyttä meihin – esim. tämän tietosuojaselosteen alussa mainituilla yhteystiedoilla.

    Jos haluat kysyä henkilötietojesi käsittelystä, voit kääntyä tietosuojavastaavamme puoleen.

    Lisäksi sinulla on oikeus valittaa toimivaltaiselle tietosuojavalvontaviranomaiselle tietosuoja-asetuksen 77 artiklan perusteella.

     

    I. Keneltä voin kysyä?

    Oikeuksiasi koskevissa kysymyksissä meihin saa nopeimmin yhteyttä osoitteella dataprotection-support@freudenberg.com.

    Freudenberg & Co. KG:n yhteystiedot ovat tämän tietosuojaselosteen alussa.

    Kyseessä olevan Freudenberg-työnantajayhtiön yhteystiedot ilmoitamme sinulle työnhakumenettelyn kuluessa.