Δήλωση περί απορρήτου

Διαδικασία προσλήψεων στη Freudenberg

Ο όμιλος επιχειρήσεων Freudenberg χαίρεται για την επίσκεψή σας στο portal μας για την ανεύρεση θέσεων εργασίας καθώς και για το ενδιαφέρον σας για τις επιχειρήσεις του ομίλου Freudenberg.

Στην παρούσα δήλωση περί απορρήτου σας παρέχουμε τις πληροφορίες που ορίζονται από τον νόμο αναφορικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και τα δικαιώματά σας βάσει των εφαρμοστέων διατάξεων του δικαίου της προστασίας προσωπικών δεδομένων - ιδίως του Γενικού Κανονισμού της ΕΕ για την προστασία δεδομένων («ΓΚΠΔ») και του Ομοσπονδιακού Νόμου της Γερμανίας για την προστασία δεδομένων (Bundesdatenschutzgesetz, «BDSG»).

Η παρούσα δήλωση περί απορρήτου αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς της διαδικασίας προσλήψεων και ειδικότερα τόσο για εξωτερικές αιτήσεις όσο και για αιτήσεις εργαζομένων, οι οποίοι απασχολούνται ήδη σε κάποια εταιρεία του Ομίλου Freudenberg («εσωτερικές αιτήσεις»).

A. Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα;

Ο υπεύθυνος για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων είναι η Freudenberg & Co. KG, η οποία ευθύνεται για την κεντρική διαχείριση υποψηφίων για όλες τις εταιρείες του Ομίλου Freudenberg και επεξεργάζεται στο πλαίσιο αυτό όλες τις εισερχόμενες αιτήσεις που λαμβάνονται μέσω των καναλιών υποβολής αιτήσεων που παρέχονται κεντρικά από τον Όμιλο Freudenberg.

Μπορείτε να επικοινωνείτε με την Freudenberg & Co. KG («Freudenberg») ταχυδρομικά (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Γερμανία) ή με e-mail (info@freudenberg.com).

Όπου στις παρούσες πληροφορίες για την προστασία δεδομένων αναφέρονται οι όροι «εμείς» ή «εμάς» νοείται η ανωτέρω αναφερόμενη εταιρεία.

Μπορείτε να επικοινωνείτε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων ως εξής: activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft m.b.H– Datenschutzbeauftragter Freudenberg & Co. KG, Potsdamer Straße 3, 80802 München, Γερμανία, e-mail dataprotection-support@freudenberg.com.

Στη συνέχεια, πέρα από την Freudenberg, συμμετέχουν και άλλες εταιρείες τού Ομίλου Freudenberg στη διαδικασία προσλήψεων. Πρόκειται πρωτίστως για την εταιρεία, η οποία έχει δημοσιεύσει μια θέση εργασίας και στην οποία υποβάλετε την αίτησή σας με δική σας πρωτοβουλία ή η οποία έχει μια θέση εργασίας που ταιριάζει με τα προσόντα σας («εργοδότης Freudenberg»). Περισσότερες σχετικές πληροφορίες θα βρείτε κατωτέρω στην παράγραφο Ε.

B. Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα επεξεργαζόμαστε κατά τη διαδικασία προσλήψεων;

Για να μπορούμε να εξετάσουμε την αίτησή σας, πρέπει να επεξεργαστούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Πρόκειται συνήθως για τα ούτως καλούμενα βασικά ή διαχρονικά δεδομένα, τα οποία αποκαλούνται από εμάς συνολικά δεδομένα υποψηφίων.

• Ως βασικά δεδομένα νοούνται βασικά στοιχεία που αφορούν το πρόσωπό σας και τη διαδικασία πρόσληψης, όπως ειδικότερα
• o κάθε πληροφορία που μας παρέχετε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προσλήψεων ή την οποία σας ζητούμε (π.χ. ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερομηνία γέννησης, οικογενειακή κατάσταση, υπηκοότητα, θρήσκευμα, μόρφωση, γλώσσες, προηγούμενες θέσεις εργασίας σε άλλους εργοδότες, συστατικές επαφές) και
• o τα δεδομένα, τα οποία καταχωρούμε σχετικά με μια πιθανή πρόσληψή σας (όπως ειδικότερα στοιχεία για την πιθανή θέση σας, την πιθανή οργανωτική ένταξη στην επιχείρησή μας, την πιθανή διάρκεια της απασχόλησής σας και τον προτεινόμενο μισθό).


• Ως διαχρονικά δεδομένα νοούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που προκύπτουν κατά τη διαδικασία της εξέτασης της αίτησής σας και ξεπερνούν μια απλή αλλαγή των βασικών δεδομένων σας, όπως ειδικότερα
• πληροφορίες για τις συνεντεύξεις μαζί σας (ιδίως ημερομηνία, τόπος, συμμετέχοντες)·
• πληροφορίες για τυχόν παροχές μας προς εσάς, όπως επιστροφή εξόδων μετακίνησης·
• πληροφορίες που μας παρέχετε κατά τη διαδικασία εξέτασης της αίτησής σας - είτε ενεργά είτε κατόπιν αιτήματός μας - και οι οποίες ξεπερνούν τα ανωτέρω αναφερόμενα βασικά δεδομένα. Πρόκειται ιδίως για στοιχεία που αφορούν τον μισθό/την αμοιβή σε προγενέστερες θέσεις εργασίας σε άλλους εργοδότες·
• λοιπά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν εσάς ή ενδεχομένως τρίτους και τα οποία λαμβάνουμε από εσάς κατά τη διαδικασία προσλήψεων από εσάς. Στα προσωπικά δεδομένα τρίτων συγκαταλέγονται για παράδειγμα το ονοματεπώνυμο, η ηλικία και το είδος της σχέσης με πρόσωπα που ενδέχεται να σας συνοδεύσουν σε περίπτωση απασχόλησής σας στο εξωτερικό.

Τα δεδομένα υποψηφίων περιλαμβάνουν ρητώς και ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ιδίως στοιχεία αναφορικά με την υπηκοότητά σας, την υγεία σας (π.χ. σε περίπτωση που ακυρωθεί συνέντευξη για λόγους υγείας), τυχόν δηλωθείσα συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, το θρήσκευμά σας ή οποιαδήποτε αναπηρία.

Εσωτερικές αιτήσεις: Εάν υποβάλετε αίτηση για μια θέση εργασίας στον Όμιλο Freudenberg ως εργαζόμενος/-η εταιρείας του Ομίλου Freudenberg και μας στείλετε την αίτησή σας με το προβλεπόμενο για αυτόν τον σκοπό σύστημα (επί του παρόντος το Workday), ενδεχομένως να μπορείτε να μας παράσχετε και συμπληρωματικές πληροφορίες μέσω του συστήματος.

Κατά κανόνα λαμβάνουμε τα ανωτέρω αναφερόμενα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα απευθείας από εσάς. Σε ορισμένες περιπτώσεις τα δεδομένα υποψηφίων μπορούν να περιλαμβάνουν και δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγουμε από τρίτους, τηρώντας τις εκάστοτε εφαρμοστέες διατάξεις του νόμου (κατά κανόνα με δική σας πρωτοβουλία, κατόπιν προηγούμενης ενημέρωσής σας ή ενδεχομένως με τη συναίνεση ή συγκατάθεσή σας)· όπως για παράδειγμα πληροφορίες που λαμβάνουμε από τον/τους προηγούμενο/-ους εργοδότη/-ες σας, θέσεις μαθητείας σας ή τις ούτως καλούμενες συστατικές επαφές.

Εσωτερικές αιτήσεις: Σε περίπτωση εσωτερικών αιτήσεων μπορούμε να σας παρέχουμε τη δυνατότητα να μας επιτρέψετε την επικοινωνία με υπεύθυνους επικοινωνίας στον προηγούμενο εργοδότη σας στον Όμιλο Freudenberg, π.χ. με το να μας δηλώσετε τις σχετικές συστατικές επαφές. Σε αυτήν την περίπτωση περιλαμβάνονται στα βασικά/διαχρονικά δεδομένα σας και οι πληροφορίες που λαμβάνονται από τους εν λόγω υπεύθυνους επικοινωνίας.

Παρακαλείστε να λάβετε υπόψη ότι το εύρος των δεδομένων υποψηφίων δύναται να διαφέρει ανάλογα με τη θέση, την οποία αφορά η αίτησή σας. Κάποιοι εργοδότες Freudenberg ενδέχεται να υποχρεούνται να πληρούν διάφορες προϋποθέσεις τού νόμου (ή του εργατικού δικαίου)· αυτό μπορεί να επηρεάσει το είδος και την έκταση της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά τη διαδικασία προσλήψεων. Για τον λόγο αυτό μπορεί να σας παρέχονται συμπληρωματικές πληροφορίες για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά την διαδικασία προσλήψεων τόσο από εμάς όσο και από τον αντίστοιχο εργοδότη Freudenberg.

C. Υποχρεούστε να παρέχετε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα;

Η παροχή των δεδομένων υποψηφίων απαιτείται για τη διεξαγωγή της διαδικασίας προσλήψεων και την επακόλουθη σύναψη σύμβασης εργασίας μεταξύ μας.

Εάν αυτό δεν ισχύει για ορισμένα δεδομένα, θα ενημερωθείτε ρητώς κατά τη συλλογή των σχετικών δεδομένων.

Χωρίς την παροχή των δεδομένων υποψηφίων δεν μπορούμε να διεξάγουμε τη διαδικασία προσλήψεων μαζί σας και συνεπώς ούτε και να συνάψουμε σύμβαση εργασίας μαζί σας.

Εάν πέραν αυτού συλλέξουμε και άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα από εσάς, αυτό επίσης συμβαίνει κατά κανόνα μόνο εάν η παροχή των πληροφοριών αυτών απαιτείται από τον νόμο ή από σύμβαση ή για τη διεξαγωγή της διαδικασίας προσλήψεων. Θα σας ενημερώσουμε - π.χ. με τη σήμανση ορισμένων ζητούμενων δεδομένων - όταν η παροχή τους είναι προαιρετική.

Εάν μας παράσχετε συμπληρωματικές πληροφορίες, χωρίς να σας τις έχουμε ζητήσει και χωρίς να απαιτείται για τη διαδικασία προσλήψεων, δεν θα χρησιμοποιήσουμε τις πληροφορίες αυτές για τους σκοπούς της διαδικασίας προσλήψεων, ωστόσο θα πρέπει να τις αποθηκεύσουμε για τεχνικούς λόγους και για λόγους απόδειξης μαζί με τα υπόλοιπα δεδομένα σας ως υποψήφιος/υποψήφια.

D. Επί ποιας νομικής βάσης γίνεται η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων;

Η επεξεργασία των δεδομένων σας ως υποψήφιος/υποψήφια εκ μέρους μας συντελείται, στην περίπτωση αιτήσεων για θέσεις στη Freudenberg βάσει του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχείο β’ ΓΚΠΔ, κατά τα λοιπά για λογαριασμό το αντίστοιχου εργοδότη Freudenberg στην περίπτωση των δεδομένων υποψηφίων βάσει του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχείο β’ ΓΚΠΔ ή επί ανάλογης νομικής βάσης σύμφωνα με το εφαρμοστέο δίκαιο σε χώρες εκτός της ΕΕ/του ΕΟΧ και συγκεκριμένα βάσει του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχείο στ’ ΓΚΠΔ για λόγους έννομου συμφέροντος του Ομίλου Freudenberg σχετικά με μια αποτελεσματική διαδικασία προσλήψεων σε ολόκληρο τον Όμιλο.

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα υποψηφίων και προς συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις που έχουμε, οπότε η επεξεργασία πραγματοποιείται βάσει του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχείο γ’ ΓΚΠΔ. Στις εν λόγω νομικές υποχρεώσεις ανήκουν ιδίως οι υποχρεωτικές για εμάς δηλώσεις προς τους φορείς κοινωνικής ασφάλισης και τις (φορολογικές) αρχές, οι έλεγχοι που ενδεχομένως είναι υποχρεωτικοί για εμάς (π.χ. αναφορικά με τους ούτως καλούμενους «καταλόγους κυρώσεων») και η συμμόρφωση με υφιστάμενες υποχρεώσεις αποθήκευσης ορισμένων πληροφοριών.

Εφόσον απαιτείται, επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας και πέρα από τη διεξαγωγή της διαδικασίας προσλήψεων και τη συμμόρφωση προς νομικές υποχρεώσεις και για τα έννομα συμφέροντά μας ή τα συμφέροντα τρίτων, οπότε η επεξεργασία γίνεται βάσει του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχείο στ’ ΓΚΠΔ. Στα έννομα συμφέροντά μας συγκαταλέγονται για παράδειγμα

Εάν τα δεδομένα υποψηφίων περιλαμβάνουν ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (όπως για παράδειγμα δεδομένα που αφορούν την υγεία, θρησκευτικά δεδομένα και δεδομένα σχετιζόμενα με τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή σας), επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα αυτά για δικές μας αιτήσεις για τους σκοπούς των υποχρεώσεων που υπέχουμε βάσει του εργατικού δικαίου και του δικαίου της κοινωνικής ασφάλισης κατά το μέτρο που προβλέπεται από τον νόμο· η επεξεργασία αυτή συντελείται επί της βάσης του άρθρου 9 παρ. 2 στοιχείο β’ ΓΚΠΔ· κατά τα λοιπά για λογαριασμό του εκάστοτε εργοδότη Freudenberg.

Εάν σας παρέχουμε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προσλήψεων τη δυνατότητα παροχής συγκατάθεσης (π.χ. σχετικά με τη βάση δεδομένων υποψηφίων), επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υπόκεινται στη συγκατάθεση αποκλειστικά για τους σκοπούς που αναφέρονται στη δήλωση συγκατάθεσης. Σε αυτήν την περίπτωση η επεξεργασία συντελείται επί της βάσης του άρθρου 6 παρ. 1 στοιχείο α’ ΓΚΠΔ. Εφόσον η συγκατάθεση αφορά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων ειδικών κατηγοριών (όπως για παράδειγμα δεδομένα που αφορούν την υγεία), η επεξεργασία βασίζεται στο άρθρο 9 παρ. 2 στοιχείο α’ ΓΚΠΔ.

Παρακαλείστε να λάβετε υπόψη ότι

E. Ποιος λαμβάνει τα προσωπικά σας δεδομένα;

Η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων πραγματοποιείται κατ’ αρχήν εντός της Freudenberg. Ανάλογα με το είδος των προσωπικών δεδομένων, μόνο ορισμένα τμήματα/οργανωτικές μονάδες έχουν πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα. Εδώ συγκαταλέγονται ιδίως οι εργαζόμενοι της Freudenberg που ασχολούνται με τη διεξαγωγή της διαδικασίας προσλήψεων.

Επιπλέον διαβιβάζουμε τα δεδομένα που σχετίζονται με την αίτησή σας στον εργοδότη/στους εργοδότες Freudenberg που πρέπει να γνωρίζουν τα δεδομένα υποψηφίων για την περαιτέρω διαδικασία προσλήψεων.

Χάρη σε σχέδιο ρόλων και δικαιωμάτων η πρόσβαση εντός της επιχείρησής μας περιορίζεται στις θέσεις και στην έκταση που απαιτούνται για τον σχετικό σκοπό επεξεργασίας.

Πέραν αυτού, μπορούμε να διαβιβάζουμε δεδομένα υποψηφίων κατά την έκταση που επιτρέπεται από τον νόμο και σε άλλους τρίτους έξω από την επιχείρησή μας. Στους εν λόγω εξωτερικούς παραλήπτες συγκαταλέγονται ιδίως

F. Διαβιβάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε παραλήπτες εκτός της ΕΕ/του ΕΟΧ;

Ναι, λόγω της παγκόσμιας δομής του Ομίλου Freudenberg ενδέχεται να απαιτηθεί και η διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα προς παραλήπτες σε ούτως καλούμενες «τρίτες χώρες». «Τρίτες χώρες» είναι οι χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή της Συμφωνίας για τον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο, στις οποίες δεν μπορεί να αναμένεται δίχως άλλο επίπεδο προστασία δεδομένων αντίστοιχο με εκείνο εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Ωστόσο, πριν από μια τέτοια διαβίβαση ελέγχουμε πάντα εάν αυτή επιτρέπεται βάσει διάταξης νόμου (π.χ. βάσει του άρθρου 49 ΓΚΠΔ). Κατά τα λοιπά εξασφαλίζουμε πριν από μια τέτοια διαβίβαση ότι στην αντίστοιχη τρίτη χώρα ή στον παραλήπτη στην τρίτη χώρα εξασφαλίζεται το απαιτούμενο επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων. Αυτό μπορεί να προκύπτει ειδικότερα από μια ούτως καλούμενη «απόφαση επάρκειας» της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, με την οποία ορίζεται επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων για ορισμένη τρίτη χώρα συνολικά. Εναλλακτικά μπορούμε κατά τη διαβίβαση δεδομένων να βασιστούμε και σε ούτως καλούμενες «τυποποιημένες ρήτρες προστασίας δεδομένων της ΕΕ».

Κατόπιν αιτήματός σας, ευχαρίστως θα σας παρέχουμε και περισσότερες πληροφορίες για τις κατάλληλες και επαρκείς εγγυήσεις για την τήρηση επαρκούς επιπέδου προστασίας δεδομένων.

G. Διάρκεια αποθήκευσης

Αποθηκεύουμε τα προσωπικά σας δεδομένα κατ’ αρχήν μόνο για όσο χρόνο έχουμε έννομο συμφέρον αναφορικά με την αποθήκευση και εφόσον δεν υπερισχύουν τα δικά σας συμφέροντα επί της μη συνέχισης της αποθήκευσης.

Κατά κανόνα τα δεδομένα που σχετίζονται με την αίτησή σας αποθηκεύονται τουλάχιστον έως το τέλος της διαδικασίας προσλήψεων. Σε περίπτωση απόρριψης τα δεδομένα αποθηκεύονται επιπλέον για διάστημα έξι μηνών ή ανάλογα με τις νόμιμες προθεσμίες στη χώρα του αντίστοιχου εργοδότη Freudenberg από την παραλαβή τής απορριπτικής επιστολής.

Σε περίπτωση σύναψης σύμβασης εργασίας θα λάβετε χωριστή δήλωση περί απορρήτου για εργαζόμενους, εφόσον και κατά την έκταση που απαιτείται σύμφωνα με το εφαρμοστέο δίκαιο, στο οποίο υπόκειται ο αντίστοιχος εργοδότης Freudenberg.

H. Τα δικαιώματά σας

Ως υποκείμενο δεδομένων έχετε δικαίωμα

Μπορείτε να επικοινωνείτε μαζί μας οποτεδήποτε αναφορικά με την άσκηση των δικαιωμάτων αυτών - π.χ. μέσω των δυνατοτήτων επικοινωνίας που αναφέρονται στην αρχή των παρόντων πληροφοριών για την προστασία δεδομένων.

Εάν έχετε ερωτήσεις αναφορικά με την επεξεργασία των δεδομένων σας, μπορείτε να απευθυνθείτε και στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων μας.

Επίσης δικαιούστε να υποβάλετε καταγγελία σε αρμόδια εποπτική αρχή προστασίας δεδομένων, άρθρο 77 ΓΚΠΔ.

I. Σε ποιον μπορώ να απευθυνθώ, εάν έχω ερωτήσεις;

Για ερωτήσεις αναφορικά με τα δικαιώματά σας ο γρηγορότερος τρόπος να επικοινωνήσετε μαζί μας είναι μέσω του dataprotection-support@freudenberg.com.

Θα βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας της Freudenberg & Co. KG στην αρχή της παρούσας δήλωσης περί απορρήτου.

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προσλήψεων θα σας παράσχουμε τα στοιχεία επικοινωνίας τού ή των αντίστοιχων εργοδοτών Freudenberg.