Dataskyddsförklaring

Ansökningsförfarande hos Freudenberg


Företagsgruppen Freudenberg gläder sig över att du besöker vår jobbportal och att du är intresserad av företagen i Freudenberg-gruppen.

I den här dataskyddsförklaringen ger vi dig den enligt lag föreskrivna informationen om behandlingen av dina personuppgifter och om dina rättigheter baserat på de tillämpliga dataskyddsrättsliga föreskrifterna – i synnerhet EU Dataskyddsförordningen (”GDPR”) och den tyska dataskyddslagen (”BDSG” - Bundesdatenschutzgesetz).

Den här dataskyddsförklaringen avser behandlingen av personuppgifter med avseende på ansökningsförfarandet, både gällande externa ansökningar och även för ansökningar från anställda som redan arbetar inom Freudenberg-bolaget (”interna ansökningar”).

 

A. Vem är ansvarig för behandlingen av personuppgifter?

Freudenberg & Co. KG är dataskyddsrättligt ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Detta organ ansvarar för den centrala ansökningsadministrationen och behandlar i detta sammanhang alla ansökningar som kommer in via de av Freudenberg-gruppen centralt tillhandahållna ansökningskanalerna.

Du når Freudenberg & Co. KG (”Freudenberg”) per post (Hoehnerweg 2-4, D-69469 Weinheim, Tyskland) eller per e-post (info@freudenberg.com).

När beteckningen ”vi” eller ”oss” används i den här dataskyddsinformationen avser detta det respektive tidigare nämnda bolaget.

Dataskyddsombudet hos Freudenberg når du på följande sätt: legitimis GmbH – Dataskyddsombud Freudenberg & Co. KG, Ball 1, 51429 Bergisch Gladbach, Tyskland, telefon +49 2202 28 941-0, e-post dataprotection-support@freudenberg.com.

I det vidare förloppet är förutom Freudenberg även andra bolag inom Freudenberg-gruppen inblandade i ansökningsförfarandet. Det rör sig i dessa fall framför allt om det bolag som har utlyst ett ledigt jobb, till vilket du på eget initiativ har sökt ett jobb eller vilket har ett ledigt jobb som motsvarar din ansökan (”Freudenberg-arbetsgivare”). Mer information finns i avsnittet E. nedan.

 

B. Vilka personuppgifter behandlas för ansökningsförfarandet?

För att kunna behandla din ansökan måste vi behandla personuppgifter. Det rör sig i detta fall regelbundet om så kallade stående uppgifter som vi i sin helhet kallar för ansökningsuppgifter.

  • Stående uppgifter betecknar vi grundläggande uppgifter om din person och det genomförda ansökningsförfarandet, i synnerhet:
    • All information som du meddelar till oss under det pågående ansökningsförfarandet resp. vilka vi efterfrågar från dig (t.ex. namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, medborgarskap, konfession, utbildning, språkkunskaper, tidigare anställningar hos andra arbetsgivare, referenskontakter), liksom
    • de uppgifter som vi registrerar i samband med din möjliga anställning hos oss (som i synnerhet uppgifter om din möjliga position, det möjliga organisatoriska införlivandet i vårt företag, den möjliga varaktigheten för arbetet och den föreslagna lönen).

  • Förfarandeuppgifter betecknar vi de personuppgifter som skapas under loppet av ditt ansökningsförfarande och vilka omfattar andra uppgifter än endast ändringar av dina stående uppgifter, i synnerhet:
    • Information om de anställningsintervjuer som genomförts med dig (i synnerhet datum ort, deltagare).
    • Information om eventuella av oss betalade ersättningar, som exempelvis ersättning av resekostnader.
    • Information som du – antingen aktivt eller efter en förfrågan från oss – ställer till vårt förfogande under ansökningsförfarandets förlopp och som omfattar andra uppgifter än de ovan nämnda stående uppgifterna. Detta gäller i synnerhet uppgifter om ersättning/arvode inom ramen för tidigare anställningar hos andra arbetsgivare.
    • Ytterligare personuppgifter om dig resp. om tredje part, vilka vi får från dig under ansökningsförfarandets förlopp. Personuppgifter om tredje part omfattar till exempel namn, ålder och relation till personer som eventuellt kommer att följa med dig vid ett arbete för oss som utförs utomlands.

Till ansökningsuppgifterna hör uttryckligen även särskilda typer av personuppgifter, i synnerhet uppgifter relaterade till ditt medborgarskap, din hälsa (t.ex. lämnande av återbud för en anställningsintervju på grund av sjukdom), eventuellt angiva uppgifter om fackföreningsmedlemskap, din religion eller om en eventuell funktionsnedsättning.

Interna ansökningar: Om du som anställd hos ett bolag i Freudenberg-gruppen ansöker om ett jobb inom Freudenberg-gruppen och skickar in din ansökan till oss via det för detta ändamål tillhandahållna systemet (för närvarande Workday), kan du vid behov lämna kompletterande information till oss via systemet.

De ovan nämnda personuppgifterna får vi som regel direkt från dig. I vissa fall kan även sådana personuppgifter ingå i ansökningsuppgifterna, vilka vi under beaktande av de respektive tillämpliga lagstadgade föreskrifterna (som regel på ditt initiativ, efter föregående information till/från dig eller i förekommande fall med ditt samtycke eller godkännande) hämtar in från tredje part. Detta kan vara information som vi får från din/dina tidigare arbetsgivare, utbildningsplatser eller så kallade referenskontakter.

Interna ansökningar: Vid interna ansökningar kan vi ge dig möjlighet att göra det möjligt för oss att kontakta kontaktpersoner hos din hittillsvarande Freudenberg-arbetsgivare, t.ex. genom att du anger sådana referenskontakter. I detta fall förs även den information som vi erhåller från dessa kontaktpersoner in i dina stående uppgifter/förfarandeuppgifter.

Observera att ansökningsuppgifternas omfattning kan variera beroende på vilket jobb du söker: Olika Freudenberg-arbetsgivare kan vara skyldiga att uppfylla olika (arbets-)rättsliga krav. Detta kan påverka typen och omfattningen av behandlingen av personuppgifter under ansökningsförfarandet. Av den orsaken kan kompletterande information om behandling av personuppgifter ställas till ditt förfogande både från oss och från den respektive Freudenberg-arbetsgivaren.

 

C. Är du skyldig att tillhandahålla dina personuppgifter?

Tillhandahållandet av ansökningsuppgifterna är nödvändigt för genomförandet av ansökningsförfarandet och i förekommande fall för det därur resulterande slutandet av ett anställningsavtal mellan dig och oss.

Om detta inte skulle vara nödvändigt avseende vissa enskilda uppgifter, kommer vi uttryckligen att hänvisa till detta vid insamlingen av de respektive uppgifterna.

Utan tillhandahållandet av ansökningsuppgifterna kan vi inte genomföra ansökningsförfarandet med dig och därmed kan vi inte heller sluta ett anställningsavtal med dig.

Om vi därutöver samlar in personuppgifter från dig, sker detta som regel endast om detta tillhandahållande av denna information är föreskriven enligt lag eller avtal, eller om det är nödvändig för att genomföra ansökningsförfarandet. Vi informerar dig – t.ex. genom markering de uppgifter som begärs från den enskilde – om det är frivilligt att lämna dessa uppgifter.

Om du lämnar kompletterande information till oss, utan att vi har begärt att få den eller utan att den är nödvändig för ansökningsförfarandet, kommer vi inte att använda den informationen med syfte för ansökningsförfarandet, men vi måste av tekniska skäl och för påvisande likväl spara den tillsammans med dina övriga ansökningsuppgifter.

 

D. Med vilken rättslig grund behandlas dina personuppgifter?

Vår behandling av dina ansökningsuppgifter görs för egna ansökningar om jobb hos Freudenberg baserat på Artikel 6 Avsnitt 1 b) GDPR, i övrigt på uppdrag av respektive Freudenberg-arbetsgivare, ansökningsuppgifterna baserat på Artikel 6 Avsnitt 1 b) GDPR eller en jämförbar rättslig grund enligt den tillämpliga rätten i länder utanför EU/EES, och detta baserat på Artikel 6 Avsnitt 1 f) GDPR för tillvaratagande av Freudenberg-gruppens berättigade intresse av en effektiv ansökningsprocess inom hela gruppen.

Vi behandlar även ansökningsuppgifter för att uppfylla juridiska skyldigheter som vi är underkastade. Detta görs baserat på Artikel 6 Avsnitt 1 c) GDPR. Till dessa juridiska skyldigheter räknas i synnerhet de för oss föreskrivna meddelandena till socialförsäkringsmyndigheter och (skatter-)myndigheter, de för oss ev. föreskrivna kontrollerna (t.ex. mot så kallade ”sanktionslistor”) och uppfyllandet av existerande arkiveringsskyldigheter för viss information.

I den mån det krävs behandlar vi dina uppgifter utöver genomförandet av ansökningsförfarandet och uppfyllandet av juridiska skyldigheter även för att tillvarata vårt berättigade intresse eller tredje parts berättigade intresse. Detta sker baserat på Artikel 6 Avsnitt 1 f) GDPR. Till våra berättigade intressen räknas bland annat:

  • processer inom hela koncernen för intern administration av ansökningsuppgifter,
  • hävdande av rättsliga anspråk och försvar vid juridiska tvister,
  • förhindrande och uppklarande av brott, som så skallat ”ansökningsbedrägeri”,
  • garanterande av säkerheten hos de av oss använda IT-systemen,
  • vidareutveckling, utökning och administration av de av oss använda IT-systemen, inklusive testdrift,
  • styrning och vidareutveckling av vår affärsverksamhet inklusive riskstyrning.

  • I den mån ansökningsuppgifterna innehåller andra typer av personuppgifter (som exempelvis hälsouppgifter, religionsuppgifter och uppgifter om din ras eller etniska härkomst), behandlar vi dessa för egna ansökningar med syfte för de skyldigheter som åligger oss baserat på arbetsrätten och rätten till social säkerhet i den omfattning som detta föreskrivs enligt lag. Detta sker baserat på Artikel 9 Avsnitt 2 b) GDPR. I övrigt på uppdrag av den respektive Freudenberg-arbetsgivaren.

    I den mån vi under ansökningsförfarandets förlopp av ger dig möjlighet att ge ett samtycke (t.ex. i samband med ansökningspooler), behandlar vi de uppgifter som omfattas av samtycket uteslutande för de ändamål som nämns i samtycket. Detta sker baserar på Artikel 6 Avsnitt 1 a) GDPR. I den mån samtycket avser behandlingen av särskilda typer av personuppgifter (som exempelvis hälsouppgifter), sker behandlingen baserat på Artikel 9 Avsnitt 2 a) GDPR.

    Observera att:

  • det alltid är frivilligt att ge sitt samtycke och varken givandet av samtycke eller det senare återkallandet av samtycket har negativa följder för genomförandet av ditt ansökningsförfarande,
  • inte ge ett samtycke eller genom att senare återkalla ett samtycke likväl kan ha följder, om vi då inte längre kan genomföra vissa databehandlingsprocedurer. Om dessa följder informerar vi dig innan ett samtycke ges.
  • att du när som helst kan återkalla ett samtycke med verkan för framtiden. t.ex. genom ett meddelande till oss (eller till det/de i samtycket nämnda Freudenberg-bolaget/bolagen).
  • vi även om samtycket återkallas kan vara berättigade att fortsätta den berörda behandlingen – ev. i reducerad omfattning – baserat på en enligt lag gällande tillåtelse.
  •  

    E. Vem får dina personuppgifter?

    Dina personuppgifter behandlas principiellt inom Freudenberg. Beroende på typen av personuppgifter har bara vissa avdelningar/organisationsenheter åtkomst till dina personuppgifter. Hit räknas i synnerhet de anställda hos Freudenberg som arbetar med genomförandet av ansökningsförfaranden.

    Vi överlämnar dessutom dina ansökningsuppgifter till den/de Freudenberg-arbetsgivare som behöver känna till ansökningsuppgifterna för att kunna genomföra det vidare ansökningsförfarandet.

    Genom ett roll- och behörighetskoncept är åtkomsten inom vårt företag begränsat till de funktioner och den omfattning som krävs för det respektive syftet med behandlingen.

    Därutöver kan vi även översända ansökningsuppgifter till andra tredje parter utanför vårt företag i den omfattning det är juridiskt tillåtet. Till dessa externa mottagare räknas i synnerhet:

  • de tjänsteleverantörer som anlitats av oss i samband med ansökningsförfarandet, vilka levererar tjänster till oss baserat på särskilda avtal som även kan omfatta behandlingen av personuppgifter, liksom de underleverantörer som med vårt samtycke anlitats av våra tjänsteleverantörer, liksom
  • icke offentliga och offentliga ställen, i den mån vi på grund av juridiska skyldigheter är skyldiga att överföra dina personuppgifter.
  •  

    F. Överförs personuppgifter till mottagare utanför EU/EES?

    Ja, på grund av Freudenberg-gruppens globala struktur är i förekommande fall även en överföring av personuppgifter till mottagare i så kallade ”tredjeländer” nödvändig. ”Tredjeländer” är länder utanför den Europeiska Unionen eller utanför avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, i vilka man inte utan vidare kan utgå ifrån en dataskyddsnivå jämförbar med den som gäller inom den Europeiska Unionen.

    Vi kontrollerar dock alltid innan en sådan överföring görs, om detta redan är tillåtet baserat på en lagstadgad föreskrift (t.ex. baserat på Artikel 49 GDPR). I övrig säkerställer vi innan en sådan överföring att den adekvata dataskyddsnivån är säkerställd i tredjelandet eller hos mottagarna i tredjelandet. Detta kan framgå av ett så kallat ”beslut om adekvat skyddsnivå” taget av den Europeiska Kommissionen, med vilket en adekvat skyddsnivå fastställs för ett komplett visst tredjeland. Alternativt kan vi även stödja överföringen av uppgifterna på med en mottagare överenskomna så kallade ”EU standardavtalsklausuler".

    På förfrågan ställer vi gärna information om de lämpliga och adekvata garantierna för uppfyllandet av en adekvat dataskyddsnivå till förfogande.

     

    G. Lagringstid

    Vi lagrar dina personuppgifter principiellt så länge vi har ett berättigat intresse att lagra dem och ditt intresse att inte fortsätta lagringen inte överväger.

    Som regel lagras dina ansökningsuppgifter åtminstone tills slutet av ansökningsförfarandet. Vid ett avslag lagras uppgifterna därutöver under en tid på sex månader eller motsvarande de föreskrivna fristerna i landet där den respektive Freudenberg-arbetsgivaren är verksam, räknat från tidpunkten när skrivelsen med avslaget inkom.

    Om ett anställningsavtal sluts, tillhandahåller vi en särskild dataskyddsförklaring för anställda, om och i den mån det enligt tillämplig rätt krävs för den respektive Freudenberg-arbetsgivaren

     

    H. Dina rättigheter

    I egenskap av registrerad har du rätt till

  • ­­­­­­tillgång om vilka personuppgifter som sparats om dig, Artikel 15 GDPR,
  • ­­­­­­­­­­­­rättelse av felaktiga eller oriktiga personuppgifter, Artikel 16 GDPR,
  • ­radering av personuppgifter, Artikel 17 GDPR,
  • ­begränsning av behandling, Artikel 18 GDPR,
  • ­­­­­­­­dataportabilitet, Artikel 20 GDPR, och
  • ­­till invändningar mot behandlingen av personuppgifter avseende dig, Artikel 21 GDPR.

  • För att utöva dessa rättigheter kan du när som helst – t.ex. via en av de kontaktvägar som anges i början av den här dataskyddsinformationen – vända dig till oss.

    Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du även vända dig till vårt dataskyddsombud.

    Du har dessutom rätt att lämna in klagomål till en ansvarig tillsynsmyndighet, Artikel 77 GDPR.

     

    I. Till vem kan jag vända mig om jag har frågor?

    Om du har frågor om dina rättigheter når du oss snabbast via dataprotection-support@freudenberg.com.

    Kontaktuppgifterna till Freudenberg & Co. KG hittar du i början av den här dataskyddsförklaringen.

    Kontaktuppgifterna till den/de respektive Freudenberg-arbetsgivaren/arbetsgivarna ställer vi till förfogande under loppet av ansökningsförfarandet.